打ち合わせ前の10分準備をAIで｜3手順

「打ち合わせ前に準備しようとは思っているが、結局バタバタして何もせずに乗り込む」というパターンは、三河の中小企業でも士業の現場でも建設業の現場管理でも、業種を問わずよく起きます。時間がないのではなく、「何を10分でやれば準備が整うか」の型が決まっていないのが原因です。AIを使うと、この型を仕組み化できます。手順は3つだけ。Perplexityで相手の業界を3分で調べ、ChatGPTで話す順番を作り、ChatGPTに想定質問を3つ出してもらう。この記事ではその手順とそのままコピペして使えるプロンプトを紹介します。

打ち合わせ前の3つの「あるある」

準備不足のまま打ち合わせに入ると、どんなことが起きるか。よくあるパターンを3つ整理します。

• 相手のことを調べ忘れる：「先方がどんな業種・規模で、最近何に動いているか」を把握せずに入ると、提案の前提がずれる。特に初回面談や新規見積もりの場面で痛い
• 話す順番が決まっていない：頭の中にある話題を順番通りに並べないまま打ち合わせに入ると、途中で話が飛ぶ。相手に「整理されていない人」という印象を与えてしまう
• 想定質問への準備がない：「費用は？」「期間は？」「他社との違いは？」といった質問を想定せずに入ると、その場で答えられずに信頼を失う

3つとも「準備しようとすれば30分以上かかる」と感じるから後回しにしがちです。AIを使うとこの3つを合計10分以内に終わらせられます。

10分で3つを片付ける手順

使うツールはPerplexity（パープレキシティ）とChatGPTの2つだけです。どちらも無料で使えます。Perplexityはスマホでもブラウザ（perplexity.ai）からアカウントなしで使えます。ChatGPTはchatgpt.comからアカウントなしでも使えますが、無料アカウント登録をしておくと履歴が残り便利です。

手順1：Perplexityで相手の業界・最新ニュースを3分で調べる

Perplexity（公式サイト：https://www.perplexity.ai/）はリアルタイムのWeb情報を検索しながら、出典URL付きで要点をまとめてくれるAIです。「今の情報が必要な調べ物」に向いています。ChatGPTは学習データに期限があり、最新情報を持たない場合がありますが、Perplexityは今日のニュースや最近の業界動向も調べられます。打ち合わせ前の業界調査に使うと、わずか3分で「相手が今どんな業界環境にいるか」の概要をつかめます。

〇〇業界（例：建設資材・製造業・医療機器販売）の最近1年間で起きていることを教えてください。
特に以下の3点を教えてください。
① 業界全体で話題になっていること・課題
② コスト・価格に関する変化（原材料費・人件費・燃料費など）
③ 業界で広がりつつある取り組みや新しい動き

情報は出典URLと一緒に教えてください。

「〇〇業界」の部分に相手の業種を入れて質問するだけです。Perplexityは出典URLを一緒に提示するため、「どこの情報か」を確認できます。打ち合わせ中に「最近〇〇の動きがありましたね」と一言触れるだけで、相手との温度感が変わります。注意点として、Perplexityが示した情報を事実として断定するのではなく、あくまでも「下調べの材料」として使ってください。特に相手の会社固有の情報（売上・従業員数・最近の受注状況）は、公式サイトや直接の確認が必要です。

手順2：ChatGPTに自分の目的を伝えて話す順番を作ってもらう

話す順番は頭の中にあっても、それを整理して書き出す作業に意外と時間がかかります。ChatGPTに「自分が何者で・今回の打ち合わせの目的は何か・相手はどんな状況か」を伝えると、3分程度でアジェンダの骨格を作ってくれます。

打ち合わせのアジェンダを作ってください。

【自分の立場・業種】
（例：建設資材を扱う商社・営業担当 / 三河地区）

【打ち合わせの相手】
（例：新規見込み客・製造業の購買担当者・初回面談）

【今回の打ち合わせの目的】
（例：自社の資材を使ってもらえるか探りたい。先方の課題をヒアリングして次回提案につなげたい）

【持ち時間】
（例：30分）

この情報をもとに、自然な話の流れになるアジェンダを5〜7項目で作ってください。
最初の2〜3分は雑談・アイスブレイクから始める形にしてください。

ChatGPTが出したアジェンダはそのまま使うのではなく、自分の言葉に直してから使います。「自分がこの順番で話せるか」を確認して、不自然な項目は入れ替えてください。出力は「叩き台」として扱うのが正しい使い方です。

手順3：想定質問とその答えをChatGPTに3つ出してもらう

打ち合わせ中に「それはいくらですか」「他社と比べてどうですか」と聞かれて詰まるのは、想定していなかったからです。ChatGPTにあらかじめ「相手から出そうな質問」を予測させておくと、準備が格段に早くなります。

次の打ち合わせで相手から聞かれそうな質問を3つ予測してください。

【打ち合わせの状況】
（例：建設資材の新規提案。初回面談。相手は購買コストを下げたいと考えている可能性がある）

【自分が提案する内容の概要】
（例：従来より納期が短く、価格は市場の平均と同程度。品質証明書が取得済み）

相手が聞いてきそうな質問を3つ挙げてください。
それぞれの質問に対して、どんな答え方をすると相手の安心につながるかも一緒に書いてください。

3つの想定質問が出てきたら、それに対する自分の回答を1〜2行で書いておきます。これだけで「答えられなかった」という事態をかなり減らせます。出てきた質問が「自分の状況とズレている」と感じる場合は、プロンプトの「打ち合わせの状況」をより具体的に書き直してください。

業種別の使い分け

上の3手順は共通で使えますが、業種によって「どの手順を重点的に使うか」が変わります。

• 建設業（現場の打ち合わせ・工事説明）: 手順1より手順2・3を重点的に。現場の状況・工程・費用の質問は想定しやすいため、手順3の「想定質問3つ」を先方の立場（施主・元請）ごとに作り分けると使いやすい。現場写真や仕様書をNotebookLMに読み込んで「この仕様で相手から質問されそうな点を出して」と聞く方法も有効
• 士業（クライアント面談・顧問先との定例）: 手順2を中心に。法改正の動向や手続きの進捗を整理してアジェンダを作ると、限られた面談時間を有効に使える。前回の面談メモをNotebookLMに読み込んで「前回の課題と今回確認すべき点を整理して」と使うのも向いている
• 営業職（新規開拓・見積もり提出）: 手順1と手順3を重点的に。Perplexityで相手の業界動向を調べて手順1をしっかりやってから、手順3の「価格・他社比較・納期」に関する想定質問を準備する。初回面談ではとくに「なぜあなたから買うのか」を自分の言葉で答えられる準備が重要

注意点：AIの情報は最終確認を自分でやる

3つの手順を使うときに共通して守ってほしいことがあります。AIが出した情報は「叩き台」であり、そのまま打ち合わせで話すと思わぬ誤りが出る可能性があります。

• Perplexityの業界情報は出典URLを自分で開いて確認する：Perplexityは出典を提示しますが、要約の過程でニュアンスが変わることがあります。重要な数字や固有名詞は必ず元ページで確認してください
• 相手の会社固有の情報（規模・業績・最近の動向）は公式サイトで確認する：AIは公開されている情報をもとに回答しますが、最新の状況や非公開情報は持っていません。相手の会社のWebサイトや最新のプレスリリースを自分で確認するのが基本です
• ChatGPTのアジェンダ・想定質問は自分の状況に合わせて手直しする：AIが出した内容がそのまま使えると思わないでください。「自分が自信を持って話せる内容になっているか」を最後に確認してから打ち合わせに臨んでください

この3手順で10分かけて準備した打ち合わせと、何も準備しないで臨む打ち合わせでは、相手への印象が変わります。「この人は準備してきている」と感じてもらえると、その後の商談やサービス利用の判断にもいい影響が出ます。打ち合わせの前10分をこの型でルーティン化することから始めてみてください。

参考・一次情報

• Perplexity AI 公式サイト：https://www.perplexity.ai/
• Google NotebookLM ソース追加ヘルプ（日本語公式）：https://support.google.com/notebooklm/answer/16215270?hl=ja
• Google Workspace 向け NotebookLM 公式：https://workspace.google.com/intl/ja/products/notebooklm/
• OpenAI プロンプトエンジニアリングガイド：https://platform.openai.com/docs/guides/prompt-engineering